Tout savoir de la planification d’achat

Le stock d’une entreprise représente beaucoup d’argent. Il faut trouver le bon compromis entre avoir trop de réserve et ne pas avoir assez de stock pour ne pas tomber à court. Il faut également gérer ce stock au mieux pour ne pas qu’il reste entreposé trop longtemps et qu’il se dégrade ou se démode. Cet équilibre repose sur une bonne planification des commandes. 

Planificateur de commande, à quoi cela sert-il?

Le plan d’achat est donc un fichier (Excel voire un outil ou un logiciel de planification de commande) qui sert de pense-bête et de « template » pour la commande des articles pour votre stock. Ce listing de toutes vos références vous permettra de passer en revue  vos différentes marchandises afin de vous assurer de ne pas oublier certaines tâches ou certains achats. Cela permet donc de regrouper toutes les informations utiles pour gagner du temps et gagner en efficacité quand il faut passer commande.

De quoi faut-il tenir compte pour passer commande?

Vos stocks ne sont pas forcément constants au fil de l’année. Peut-être avez-vous des périodes plus creuses ou des périodes plus intenses qui font varier les quantités d’approvisionnement nécessaires. Il est donc important de tenir une bonne comptabilité pour pouvoir faire des projections correctes de vos besoins en marchandise. 

Voici une liste non exhaustive des facteurs à intégrer pour estimer correctement les quantités à commander :

• l'activité de votre entreprise l’année dernière à la même période et les années précédentes.

• les éventuelles promotions que vous avez prévues de faire

• les périodes de congé (synonyme de pic ou au contraire chute des ventes en fonction de votre secteur) et la saisonnalité (été/hiver)

• la croissance de votre entreprise

• du calendrier événementiel annuel (fêtes religieuses, fêtes commerciales, rentrée scolaire, etc.)

• le délai de sécurité, au cas où vous auriez un afflux de commandes ou bien un retard de la part de votre fournisseur

• la durabilité et la durée de vie des articles que vous commandez

Quel est le meilleur moment pour passer commande?

Chaque entreprise étant différente, chacune doit définir un système de commande et de réapprovisionnement qui lui est propre. Voici les méthodes d’achat les plus courantes :

• commande à intervalle fixe : tous les “x”. Selon les besoins de l'entreprise, cela peut être tous les jours, tous les lundis, tous les 15 du mois, tous les mois voire chaque trimestre.  Selon un prix négocié sur un volume annuel évidemment !

• commande quand vous avez atteint “X” pour cent de commandes de la part de vos clients.

• commande quand le gestionnaire de production vous aura remonté une info d’approvisionnement critique pour l’un ou l’autre article. Cela demande la coopération de toute l'équipe qui doit signaler les informations en cas de manque de tel ou tel produit. 

• système de bons de commande que les chefs de rayons remettent chaque début de mois. Là aussi, cela suppose une participation transversale de votre personnel.

• système “juste à temps” ou “méthode Kanban”. Cela consiste à passer commande quand le stock devient inférieur à une quantité déterminée en amont en fonction de votre expérience. Ce système présente l’avantage de n’avoir toujours que le minimum de stock nécessaire et donc de ne pas surcharger les stocks en termes de place.

Avant de commander, assurez-vous qu’il y ait bien de l’espace de stockage libre pour les marchandises. N’oubliez pas aussi que chaque commande passée représente de la logistique pour réceptionner et ranger les stocks. Ces coûts de stockages ne sont pas anodins. Il est peut-être parfois préférable de commander en plus grosse quantité pour réduire ces coûts. 

L’importance de la relation avec les fournisseurs 

Vos fournisseurs doivent être de réels partenaires. Avoir des partenaires privilégiés vous permettra également d’avoir des avantages comme certaines remises ou comme le fait de pouvoir jouer sur les quantités minimales de commande. Une bonne relation avec vos fournisseurs vous apportera également dans la plupart des cas une certaine souplesse. Cela vous permettra par exemple d’adapter vos commandes en cas de période plus calme ou en cas de rush  Il s’agit donc d’établir une relation de confiance qui va dans les deux sens : tenez-les également au courant de votre activité. Si par exemple votre entreprise ferme une longue période pendant les vacances ou bien qu’une période plus intense est prévue, avertissez votre fournisseur pour qu’il puisse également adapter ses stocks.